¿Qué Software es apto para su empresa?

Acceda a nuestros evaluadores

La nube de computación o cloud computing, es un nuevo paradigma. ¿Cuándo fue la última vez que actualizó su sistema de gestión empresarial? Si la respuesta es “no tengo en memoria que haya sido recientemente”, entonces usted no está solo. Poco menos de la mitad de las empresas de tamaño medio están trabajando con versiones antiguas de su software de gestión. En algunos casos, se trata de dos y hasta tres versiones anteriores. Este es el legado de décadas de implementaciones de software, On Premise, versiones incrementales para las que no valía la pena realizar un proyecto de migración o una actualización con el riesgo de perder personalizaciones críticas.

¿Qué es la nube de computación?.

Sin duda usted ha oído los rumores acerca de la computación en nube. Es una manera de utilizar las aplicaciones de negocio a través de Internet, tal como lo utiliza la banca en línea o Gmail. No es necesario realizar erogaciones intensivas de capital para hardware, infraestructura y personal especializado. Usted paga en la medida que usa servicios de la nube y consigue administrar sus finanzas, recursos humanos, ventas, aplicaciones o servicios a través de un navegador Web.

Es más que probable que su organización de ventas se está administrando con una aplicación de automatización de fuerza de ventas basada en la nube. O tal vez su departamento de recursos humanos se está administrando con un software en la nube. Estas aplicaciones se han diseñado desde cero para ejecutarse en la era de Internet. Esto no sólo transforma cómo colaboran los empleados, sino que también reduce significativamente los costos de implementar, ejecutar y mantener el software. Para algunos tipos de aplicaciones, el software-as-a-service (SaaS) es ya la arquitectura asumida como solución. Una de las principales ventajas del software como servicio (SaaS, Software as a Service) es que el despliegue tecnológico del software puede ser más fácil que en el modelo tradicional que se implementa en las instalaciones de la empresa compradora. Por ejemplo, ninguna empresa moderna, escribe una solicitud de propuesta (RFP) para CRM hoy en día sin tener en cuenta una solución basada en la nube.

En el artículo Implementación SaaS Vs. Implementación On Premise hemos analizado la diferencia entre ambas con casos concretos de decisión. Ahora la onda de aplicación en la nube ha llegado a la organización de las finanzas, donde promete el mismo bajo impacto en costos, hacer más fácil la colaboración y la innovación más rápida. Pero como con cualquier nueva tecnología, abundan los prejuicios y mitos.

El interés del área financiera

¿Por qué una organización financiera debería trasladar sus procesos financieros de un modo tradicional a un modelo basado en la nube? Antes de responder a esa pregunta, es clave definir lo que el cloud computing y el software-as-a-service ofrecen. En pocas palabras:

  • Hay licencias de suscripción de aplicaciones en lugar de la adquisición inicial de la licencia de software.
  • El sistema es completamente WEB, sin software cliente, sin necesidad de acceder a una red privada (VPN – Virtual Private Network). Tiene la particularidad de ser accesible de manera segura, desde una oficina, la casa de un empleado, una tableta, un teléfono.
  • La solución se encuentra alojada y operada por el proveedor del servicio. Todos los datos transaccionales y de clientes se aloja en el centro de datos del proveedor o de un tercero contratado a tal fin, junto con todo el hardware y la infraestructura para ejecutarlo. Todo lo que se necesita para acceder es conexión a internet y un navegador (Browser).
  • El software está diseñado para que el proveedor pueda alcanzar economía de escala dando servicios, con una aplicación, a miles de clientes con la misma infraestructura compartida y alcanzar costos que serían imposibles para una empresa en particular.
  • Hay una sola versión del sistema. Para el departamento de finanzas siempre tendrá una única versión de las cuentas, del presupuesto, de la contabilidad, de la tesorería, del flujo de fondos, etcétera. Además, cualquier modificación que se haga sobre el sistema o los datos quedará reflejada en tiempo real.

Se podría pensar que con todo lo que se dice sobre SaaS y Cloud se está hablando de lo mismo. Pero a pesar de la enorme cantidad de discusión en torno a los conceptos de SaaS y Cloud, todavía existe confusión sobre la terminología. Muchos usan el término “nube” y “SaaS” de manera intercambiable, pero hay algunas diferencias importantes que hemos analizado en la nota ¿Es SaaS o es Cloud?

Qué significa Cloud o nube para el departamento de finanzas.

Los beneficios de pasar de un software en modalidad tradicional (On-Premise) a un modelo en la nube son múltiples. Los más mencionados por los ejecutivos cuando se les pregunta sobre el tema, son:

  • Disminuir el costo de total de apropiación.
  • Acceso desde cualquier lugar.
  • Mejora de los procesos de negocios.

La reducción del costo de propiedad del sistema empresarial tiene un beneficio significativo para finanzas. No se trata sólo de reducir el gasto de TI (Tecnología de Información). Se trata de reasignar el presupuesto de mantenimiento de diversos rubros de TI a mejorar procesos de negocios y a fomentar la innovación financiera. Por ejemplo:

  • Servidores.
  • Actualizaciones.
  • Copias de seguridad.

Hace algunos años, Gartner publicó un informe en el que sostenía que más del 90% del presupuesto de TI se gasta en mantenimiento, y tan sólo el 9% se deja para mejorar los procesos de negocios. El resultado es un vacío entre los objetivos financieros de la organización y lo que pueden proporcionar de los sistemas en uso. El software usados como servicio o en la Nube cambia esta ecuación porque el negocio está en posibilidades de recuperar 50% o más de los costos operativos de TI.

No hay más servidores, bases de datos, copias de seguridad, procedimientos para recuperación de fallos, parches y actualizaciones. Esto libera recursos de TI para pasar de una función operativa a un papel estratégico.

Además, la organización de finanzas tiene la posibilidad de acceder a un único juego de números contables, económicos o financieros, con seguridad en cualquier momento y desde cualquier lugar. En la nota ERP a demanda: ventajas del modelo “SaaS” para soluciones ERP se han enumerado las ventajas del modelo.

Con el modelo tradicional, el software implementado y funcionando desde las instalaciones de la empresa, los datos pueden convertirse rápidamente en silos o compartimentos aislados dentro de la empresa, con hojas de cálculo, bases de datos locales o aplicaciones que residen en el disco de cada usuario. Esto significa que los miembros del personal de finanzas puede encontrarse rápidamente con información no actualizada y datos contradictorios en distintos lugares. En un modelo con operaciones en múltiples países, esto puede resultar en un caso difícil de manejar.

Cuando las finanzas son accesibles a través de un navegador en tiempo real, todo el mundo está operando en una “única versión de la verdad”, sin importar dónde se encuentren, así sea en la sede de la corporación, en una filial o en otra ubicación.

Por ejemplo, un proceso financiero de planificación financiera distribuida, es mucho más ágil, menos propenso a errores, y más preciso pues con las funciones financieras basadas en la Web, las partes interesadas de la línea de negocios están operando en tiempo real en toda la compañía. Las empresas también tiene una visión instantánea de transacciones divisionales. El modelo además, permite tener un proceso de planificación centralizada o descentralizada, indistamente. El resultado es un plan a nivel corporativo, libre de los problemas de versiones y de fechas. En comparación con las hojas de cálculo y otras herramientas, hay una drástica reducción del tiempo que se pierde con datos financieros que se envían por correo electrónico entre las partes interesadas.

¿Hay objeciones al modelo? Si, las hay. Son parte de los mitos que analizaremos en un próximo artículo.

Por División Consultoría Evaluando Software

 

¿Qué Software es apto para su empresa?

Acceda a nuestros evaluadores